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Häufig gestellte Fragen
Allgemeines
Was ist kapiro?
kapiro ist eine Wissensmanagement-Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Wissen in Unternehmen zu sammeln und zu bewahren. Besonders hilfreich ist kapiro, wenn es darum geht, Wissen zu sichern, das sonst durch den Abgang von erfahrenen Mitarbeitenden oder bei Personalwechsel verloren gehen könnte. Wissen wird dabei in klar strukturierten Anleitungen festgehalten, die mit Bildern, Videos oder PDFs ergänzt werden können. Das macht es einfach, komplexe Arbeitsabläufe oder Fachwissen verständlich und übersichtlich zu dokumentieren und zu teilen.
Welche Rollen gibt es in kapiro?
Folgende Rollen gibt es in kapiro:
- Fachkraft: Die Mehrheit der Nutzer, meist Mitarbeitende, die Anleitungen erstellen und bearbeiten können.
- Redakteur: Fachkundige Personen, wie z.B. Teamleiter, die Anleitungen zudem überprüfen und freigeben können.
Sie sorgen dafür, dass alle Inhalte korrekt und verlässlich sind. - Administrator: Die Personen mit den umfassendsten Rechten, die zusätzlich für dieVerwaltung der Plattform, dem Anlegen von Wissensgruppenund der Nutzerverwaltung verantwortlich sinwie z.B. Wissensmanagement-Experten oder Geschäftsführer.
Was sind Wissensgruppen?
Wissensgruppen organisieren die Anleitungen nach Themen oder Abteilungen. Der Übersichtlichkeit halber kann eine Anleitung immer nur einer Wissensgruppe zugeordnet werden. Der Administrator legt die Gruppen an und ordnet Nutzer und Anleitungen zu. Redakteure überwachen die Inhalte in ihrer Gruppe.
Was sind Vorgänge?
Vorgänge dienen dazu, Anleitungen einem spezifischen Thema oder Arbeitsprozess zuzuordnen. Jede Anleitung muss einem Vorgang zugewiesen werden, um optimale Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Was sind Rohdaten?
Bilder, Videos und PDFs, die in Anleitungen verwendet werden sollen, werden als Rohdaten ins System geladen. Diese Rohdaten können dann von allen Nutzern eingesehen und in Anleitungen integriert werden.
! Bei PDFs musst du zusätzlich festlegen, welche Seite freigegeben werden soll. Nach der Freigabe stehen die Dateien dann zur Verwendung in deinen Anleitungen bereit.
Wie melde ich mich erstmalig an?
- Anmelden: Die Anmeldung bei kapiro erfolgt entweder über das Microsoft Azure Active Directory (AD) oder über die klassische Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort.
- Mit Active Directory (AD): Wenn dein Unternehmen kapiro mit Microsoft Azure AD verbunden hat, wirst du einfach auf die Anmeldeseite deines Unternehmens weitergeleitet und loggst dich dort mit deinen Unternehmensdaten ein. Nach erfolgreicher Anmeldung wirst du automatisch zu kapiro weitergeleitet.
- Ohne Active Directory: Falls dein Unternehmen kein AD nutzt, meldest du dich direkt bei kapiro mit deiner E-Mail-Adresse und einem Passwort an. Die genauen Schritte und Zugangsdaten erhältst du in der E-Mail, die dir zur erstmaligen Anmeldung zugeschickt wird. Bitte beachte, dass der Link in dieser E-Mail nur 2 Stunden gültig ist.
- Profil einrichten: Unter „Mein Profil“ kannst du dein Passwort ändern, deine E-Mail-Benachrichtigungen einstellen und sehen, welchen Wissensgruppen du angehörst.
Welchen Wissensgruppen bin ich zugeordnet?
Sieh dir unter „Mein Profil” → „Meine Wissensgruppen“ an, in welchen Gruppen du Mitglied bist.
Wie lade ich Rohdaten hoch und verwalte diese?
- Rohdaten hochladen: Unter „Rohdaten“ kannst du Bilder, Videos und PDFs hochladen, die du in deinen Anleitungen verwenden möchtest.
! Du musst die Dateien unbedingt vor dem Erstellen der Anleitung hochladen, da es aus der Anleitung heraus nicht möglich ist, Bilder oder Dateien direkt hochzuladen. - Freigeben und nutzen: Sobald die Rohdaten freigegeben sind, können sie in Anleitungen eingebunden und von allen Nutzern gesehen werden.
Wie erstelle ich eine Anleitung?
- Gehe zum Reiter „Redaktion“
Nach dem Einloggen in kapiro findest du den Reiter „Redaktion“. Dieser Bereich ist ausschließlich für Redakteure sichtbar. - Übersicht der Anleitungen aufrufen
Im Reiter „Redaktion“ siehst du eine Übersicht über alle Anleitungen, die entweder „In Bearbeitung“ oder „In Abnahme“ sind. - Anleitung zur Überprüfung auswählen
Klicke auf die Anleitung, die du überprüfen möchtest. Sie wird im Bereich „In Abnahme“ angezeigt, wenn sie von einem Nutzer zur Freigabe eingereicht wurde. - Anleitung prüfen
Über das Feld „Anleitung prüfen“ kannst du die Anleitung öffnen und den Inhalt überprüfen. Du hast die Möglichkeit, direkt im Text Änderungen vorzunehmen, den Vorgang und den Experten zu ändern oder Kommentare zu hinterlassen. - Korrekturen anfordern (falls erforderlich)
Sollten Anpassungen nötig sein, kannst du die Anleitung über das Feld „Korrektur anfordern“ an den Ersteller oder einen anderen Experten zurücksenden. Dieser wird dann benachrichtigt und kann die gewünschten Änderungen vornehmen. - Anleitung freigeben
Wenn die Anleitung korrekt und vollständig ist, klicke auf das Feld „Freigeben“. Dadurch wird die Anleitung für alle Nutzer sichtbar und kann verwendet werden.
Wie verwalte ich meine Anleitungen?
Bearbeiten: Über dieses Feld kannst du alle Anleitungen, egal welcher Wissensgruppe, bearbeiten. Sie werden anschließend dem Redakteur zur Kontrolle übergeben. Sie werden anschließend dem Redakteur zur Kontrolle übergeben.
Speichern: Möchtest du Anleitungen auch unter deinem Profil verfügbar haben, wähle die Option “Speichern“. Die gespeicherten Anleitungen findest du dann unter „Mein Profil“ → “Gespeicherte Anleitungen“.
Merken: Markiere dir wichtige Anleitungen mit dem Lesezeichen in der oberen linken Ecke.Diese werden unter „Mein Profil“ → „Gemerkte Anleitungen“ gespeichert, sodass du sie schnell wiederfindest.
Für Redakteure
Wie gebe ich Anleitungen frei?
Die ersten Anleitungen warten auf deine Prüfung? So gehst du als Redakteur vor:
- Gehe zum Reiter „Redaktion“
Nach dem Einloggen in kapiro findest du den Reiter „Redaktion“. Dieser Bereich ist ausschließlich für Redakteure sichtbar. - Übersicht der Anleitungen aufrufen
Im Reiter „Redaktion“ siehst du eine Übersicht über alle Anleitungen, die entweder „In Bearbeitung“ oder „In Abnahme“ sind. - Anleitung zur Überprüfung auswählen
Klicke auf die Anleitung, die du überprüfen möchtest. Sie wird im Bereich „In Abnahme“ angezeigt, wenn sie von einem Nutzer zur Freigabe eingereicht wurde. - Anleitung prüfen
Über das Feld „Anleitung prüfen“ kannst du die Anleitung öffnen und den Inhalt überprüfen. Du hast die Möglichkeit, direkt im Text Änderungen vorzunehmen, den Vorgang und den Experten zu ändern oder Kommentare zu hinterlassen. - Korrekturen anfordern (falls erforderlich)
Sollten Anpassungen nötig sein, kannst du die Anleitung über das Feld „Korrektur anfordern“ an den Ersteller oder einen anderen Experten zurücksenden. Dieser wird dann benachrichtigt und kann die gewünschten Änderungen vornehmen. - Anleitung freigeben Wenn die Anleitung korrekt und vollständig ist, klicke auf das Feld „Freigeben“. Dadurch wird die Anleitung für alle Nutzer sichtbar und kann verwendet werden.
Für Administratoren
Wo finde ich den Bereich für Administratoren?
Gehe zum Reiter „Administration“. Hier findest du alle wichtigen Funktionen, die nur für dich sichtbar sind.
Wie lege ich Vorgänge an?
- Unter „Vorgänge“ kannst du neue Vorgänge erstellen. Gib die Bezeichnungen in die Felder ein. Du kannst Vorgangsfelder nach Bedarf umbenennen oder eine Excel-Datei hochladen, um mehrere Vorgänge gleichzeitig anzulegen.
- Bestehende Vorgänge lassen sich hier auch bearbeiten oder löschen.
Wie verwalte ich meine Nutzer?
- Unter „Nutzer“ kannst du neue Nutzer hinzufügen. Gib den Namen, die E-Mail-Adresse ein, wähle eine Rolle und ordne den Nutzer einer Wissensgruppe zu. Hier kannst du auch bereits bestehende Nutzer entfernen oder deren Zuordnung zu Wissensgruppen bearbeiten.
- Lege eine „Expertenvertretung“ fest, falls ein Nutzer als Experte oder Redakteur vertreten werden muss, wenn dieser aus kapiro entfernt wird.
Wie erstelle ich Wissensgruppen?
- Unter „Wissensgruppen“ kannst du neue Gruppen anlegen. Gib den Namen der Gruppe ein und wähle die Nutzer aus, die dazugehören sollen.
- Du kannst auch bestehende Wissensgruppen bearbeiten und Nutzer hinzufügen oder entfernen.
Wie verwalte ich Anleitungen?
Unter dem Reiter “Anleitungen” findest du eine Übersicht aller in kapiro verfügbaren Anleitungen. Als Administrator hast du unter “Verwalten” noch zusätzlich folgende Optionen:
- Anleitung löschen: Als Administrator hast du die Möglichkeit, jede Anleitung dauerhaft zu löschen.
- Version ändern: Setze eine Anleitung auf eine frühere oder spätere Version zurück, um den Verlauf der Änderungen anzupassen.
- Als PDF herunterladen: Lade die Anleitung inklusive aller Bilder als PDF auf deinen Rechner herunter.